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26. Juli 2022

Vorbe­rei­tung – immer ein wichtiger Baustein für Erfolg

Jeder gute Vertriebler hat den Anspruch, sich optimal auf Kundentermine vorzubereiten. In der Praxis machen wir dann jedoch allzu oft doch nur das Nötigste – wegen Zeitmangel und der Vielzahl unserer Projekte. Welche Faktoren alle zu einer optimalen Vorbereitung zählen und wieso wir sie trotz allem konsequent umzusetzen sollten, haben wir hier zusammengefasst: Ein kleiner Reminder an uns alle.

»Wie blöd war ich …« In den Trainings erzähle ich die eine oder andere Geschichte, die ungefähr so anfängt. Oft sind das die passenden Erfah­rungen aus meinem Business-Leben. Und leider sind sie oft wahr, denn bis wir erfolg­reich sind, haben wir meist eine nicht uner­heb­liche Menge Lehrgeld bezahlt.

»Jetzt ist Urlaubs­zeit und ich muss wieder einmal eine solche Geschichte erzählen – ausnahms­weise privat, ganz aktuell und ein Meis­ter­stück für das Thema Lernen durch Schmerzen. Auch und gerade für‘s Business.

Vorbe­rei­tung hat viele Dimensionen

“Be over­pre­pared and then go with the flow”.

Das habe ich von meinem Trainer und Partner Klaus Amann vielfach gelernt. Und natürlich ist es mehr als richtig. Wie toll fühlt es sich an, einen sorg­fältig vorbe­rei­teten Kunden­termin erfolg­reich zu reali­sieren. Das ist die Grundlage für kreative Ideen, Spon­ta­nität und manchmal auch die gewisse provo­ka­tive Note in solchen Begegnungen.

Und wie ungut ist es, ein schlecht vorbe­rei­tetes Gespräch gut über die Bühne zu bekommen. Klar, können wir oft auf Routine und Erfahrung zurück­greifen – anstren­gend ist es allemal.

Gerade in der Praxis im Vertrieb fällt diese optimale Vorbe­rei­tung oft der Zeit und der Vielzahl der aktuellen Projekte zum Opfer. Kurz vor dem eigent­li­chen Termin bereiten wir uns noch schnell vor. Wir wissen ein bisschen was über den Kunden, die Website haben wir natürlich ange­schaut. Und selbst­ver­ständ­lich sind die Slides aus unserer Vorlage zusam­men­ge­stellt und mit dem Kunden­logo versehen. Und oft ist die Zeit dann auch schon ausge­schöpft.
Reicht das? Ihr ahnt es schon: Nein, bei Profis geht da mehr.

Vorbe­rei­tung 1: mehr als Kunden­logo und Branche

Natürlich – praktisch jeder im Vertrieb bereitet sich auf einen neuen Kunden oder Kunden­be­reich vor: Ansprech­partner, Standorte, Lösungen, Tech­no­lo­gien, Branchen etc.

Inter­es­sant sind viel­leicht ein paar Infos, die wenige akqui­rieren und doch sehr nützlich sind: 

 

  • Schlüs­sel­worte: Wenn wir die Website intensiv lesen, erkennen wir es. Praktisch jeder Kunde nutzt seine eigene Sprache: Schlüs­sel­worte und Begriffe, die aus seiner Welt kommen. Wenn wir solche Begriffe (nicht über­trieben) in unsere Darstel­lung einbauen, passiert psycho­lo­gisch etwas ganz Wichtiges: unter­be­wusst erfolgt die Einord­nung „das ist eine/einer von uns“.

  • Mission und Werte: Was macht den Kunden aus. Welche Werte verkör­pert er. Die Unter­neh­mens­ge­schichte zu lesen ist also das eine – Mission oder Leitsätze in konkrete Werte herun­ter­zu­bre­chen erzeugt wiederum ein Stück mehr das gute Gefühl.

  • Uniques / Stärken: Was macht den Kunden in seinem Markt stark oder sogar einzig­artig. Was macht den Erfolg in bestimmten Bereichen aus. Oftmals bekommen wir Hinweise darauf, wenn wir uns ausgiebig mit dem Kunden beschäftigen.

  • Chal­lenges: Wir müssen nicht und können auch meist nicht Spezia­list in der Kunden-Branche sein. Die wesent­li­chen aktuellen Trends oder Heraus­for­de­rungen zu kennen ist wiederum machbar. Ein paar Google-Anfragen und wir sind schnell in die Welt der Kunden­branche einge­taucht. Spannend. 

  • Aktuelles: Stell Dir vor, Dein Unter­nehmen ist gerade die wich­tigste Part­ner­schaft seit 10 Jahren mit großem Tamtam einge­gangen und Dein ‚bran­chen­spe­zia­li­sierter‘ Gesprächs­partner hat keine Ahnung davon. Schon ein Stück verloren. Richtig?
    Also: aktuelle Verän­de­rungen, Unter­neh­mens­nach­richten, Ankün­di­gungen sind wiederum im Internet leicht zu recherchieren.

  • Persön­li­ches: Etwas Persön­li­ches zu kennen schafft erst die Möglich­keit, den Aspekt im richtigen Moment einzu­setzen. Oft sind es kleine Aspekte oder viel­leicht Gemein­sam­keiten, die dann ein Verbin­dungs­ge­fühl erzeugen. Gleiche Inter­essen, Orte, Grup­pen­zu­ge­hö­rig­keiten, Hobbies o. ä. verbindet einfach. Dabei geht es nicht darum, das Wissen darüber deutlich zu machen. Vielmehr erzeugt eine Bemerkung, der Verweis auf eigene Eigen­schaften oder gleiche Geschichte unter­be­wusst ein Stück mehr Zusammenhalt.

Vorbe­rei­tung 2: Der persön­liche Eindruck zählt.

Und dann gibt es noch eine weitere, sehr wichtige Dimension: Mich.

Das disku­tieren wir in den Trainings sehr oft. Und vielfach wird dabei klar, wie viele vernach­läs­sigen, AKTIV hierauf zu achten.

By failing to prepare, you are preparing to fail. – Benjamin Franklin

Dabei kennen wir das alle irgendwie, zumindest aus dem Sport. Ohne Vorbe­rei­tung kannst Du keine Höchst­leis­tung bringen. Vor einem Mara­thon­lauf ist nicht nur Training wichtig. Essen, Trinken, körper­li­ches Herun­ter­fahren etc. sind die Marker, ob es gut klappt.

Und im Business ist das nicht anders. Wir alle wissen: speziell in vertrieb­li­chen Terminen kommt es nicht nur auf das WAS an, sondern oft noch stärker auf das WIE.

Wie klappt Bezie­hungs­aufbau? Wie souverän, kompetent und doch part­ner­schaft­lich bringen wir die Themen rüber? Wie oft erzeugen wir ein kleines „Wow“ beim Gegenüber? Das hat nun mal sehr viel damit zu tun, wie gut ich persön­lich vorbe­reitet bin.

Zu meinen eigenen Learnings gehört sehr deutlich die Erfahrung, dass viele Zweit- und Dritt-Termine unnötig gewesen wären, wenn der erste Termin optimal vorbe­reitet gewesen wäre. Hätte, hätte, Fahr­rad­kette – ja. Nur – ich bin sicher, viele Stunden, Tage und Wochen unschätzbar wert­voller Zeit für mich und meine Kunden wären durch optimale Vorbe­rei­tung effek­tiver ander­weitig nutzbar gewesen.

Vieles gehört zur Vorbereitung:

  • “Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.” Daher über­lassen wir diesen auch keines­falls dem Zufall. Im Vorfeld zum Meeting klären wir mit dem Kunden seine konkreten Erwar­tungen. Dann sind Inhalte schon klar vorzu­be­reiten. Nicht nur die Medien müssen wir planen, auch und gerade den Einstieg, die Begrüßung und ganz prag­ma­tisch: den viel­leicht unor­tho­doxe Auftakt für die Präsentation.
  • Um eine peinliche Situation und unnötige Zeit­ver­schwen­dung zu vermeiden, müssen Technik und Medien, die wir verwenden werden, gecheckt und vorbe­reitet sein, klar. Sicher­heit schafft immer auch ein „Plan B“ – falls irgend­etwas nicht laufen sollte wie geplant (kein oder schlechter Beamer, kein Flipchart, keine Stifte u. s. w.).
  • Und dann ist da noch unsere ganz persön­liche Vorbe­rei­tung: Um pünktlich und stress­frei beim Kunden anzu­kommen, planen wir vor allem die Anreise sorg­fältig: haben alle Tickets und Infor­ma­tionen gesammelt zur Hand und einen groß­zü­gigen Zeit­puffer eingeplant.

Für das nötige Ener­gie­level sind wir auch mal wieder selbst verant­wort­lich. Ist banal – und umso wichtiger.

Welches sind die grund­le­genden Bedürf­nisse um zu überleben?

Atmen. Schlafen. Trinken. Essen.

Genau in dieser Reihen­folge. Und es ist ganz einfach: Dies sind andersrum auch die wich­tigsten Ener­gie­lie­fe­ranten für unseren Kundentermin.

  • Essen: Da ist natürlich nicht gemeint „viel hilft viel“. Wer am Abend zuvor übermäßig gegessen hat, wird am nächsten Tag noch leiden. Der Körper braucht Energien anderswo. Das ist kontra­pro­duktiv. Auch direkt vor einem Termin ist viel Essen kritisch. Das Blut ist dann im Bauch.
  • Trinken: Hier gilt ähnliches. Wer einen dicken Kopf von Alkohol hat, wird selten in der Lage sein, optimale Leistung zu bringen.
  • Schlafen: Diese Ressource wird häufig unter­schätzt. Im Schlaf rege­ne­rieren Körper und Geist. Ausrei­chend Schlaf ist eine Grundlage für ausrei­chend Energie am Tag.
  • Atmen: In der Ruhe liegt die Kraft. Gute Kondi­tio­nie­rung, stress­freie Anreise etc. und eine gute Fokus­sie­rung ermög­li­chen diesen Energielieferanten.

Noch ein kleiner Tipp zum Schluss: Wenn wir beim Kunden sind, ist es eine Sache von Respekt, auch 100% da zu sein: Nicht nur das Handy ist dann aus, sondern auch Smart­watch, Tablet und PC!

In der Diskus­sion, wie viel Zeit in die Vorbe­rei­tung fließen sollte, kommt dann fast immer nur ein Fazit heraus:

Zeit für Vorbe­rei­tung ist die am effek­tivsten inves­tierte Zeit.

Vorbe­rei­tung – auch für den Urlaub

Und jetzt zurück zu meiner kleinen Geschichte.

Erholung bedeutet für mich persön­lich sehr stark: Bewegung und Sport. Und so war’s auch dieses Jahr – nach der Corona-Pause ging’s mit meinen Freunden endlich mal wieder auf eine tolle und gleich­zeitig anspruchs­volle MTB-Tour in Ligurien. OK – natürlich war ich nicht ganz so optimal trainiert, wie ich wollte. Für das allge­meine Tief­sta­peln bei solchen Anlässen ist das jedoch eher gut.

Einiges an Lehrgeld habe ich bezahlt für die mangelnde Vorbe­rei­tung in Sachen Gerät. Nicht wirklich neu, aber noch eini­ger­maßen frisch war mein MTB. Seit einem Jahr fahre ich 1x12, also nur noch die Schaltung hinten. Das spart Gewicht und ist – cool.

Nur – ohne ausrei­chende Übung ist das neue Schalten noch nicht im Unter­be­wusst­sein ange­kommen. Und bei der erst­besten Situation habe ich das schmerz­haft erfahren müssen. In unkri­ti­schem Terrain war ich einfach etwas schneller unterwegs und statt auf das große Ritzel zu schalten hatte ich die Sattel­stütze nach oben verstellt, was mich kurz­fristig bei der nächsten Welle dann einfach mal in die Land­schaft kata­pul­tiert hatte. Aua!

Die Tour war zwar, wie man sehen kann, beein­dru­ckend und super schön – die Schmerzen von diesem Sturz am ersten Tag waren aller­dings immer mit dabei. Auch ganz oben.

Ein bisschen schade. Nächstes Mal bereite ich mich wieder besser vor…

PS. Der Große mit dem roten Helm – der bin ich.

Berglandschaft; im Vordergrund rechts drei Mountainbiker, die ihre Räder am eine ausgesetzte Felskante entlangtragen.

 Kernaussagen

  • Eine gute Vorbe­rei­tung fängt bei der Recherche der Lösungen und Branche des Kunden an, geht aber weit darüber hinaus.
  • Neben der fach­li­chen Vorbe­rei­tung ist die persön­liche Vorbe­rei­tung essen­ziell. Banal klingende Dinge wie Atmen, Schlafen, Trinken und Essen sind wichtig für eine optimale Vorbereitung.
  • Die Extra­meile lohnt sich. Hier können wir positiv über­ra­schen und Wow-Effekte beim Gegenüber erzeugen.
  • Zeit für Vorbe­rei­tung ist immer eine gut inves­tierte Zeit – sowohl im Business als auch im Sport.

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